Bản tin điện tử (e-Newsletter) là cách tuyệt vời (với chi phí thấp) giúp doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng thông qua địa chỉ thư điện tử (email). Nó cho phép bạn thể hiện điểm nổi bật của thương hiệu và có thể giúp bạn định vị công ty của bạn như là một người đi đầu trong bất kể ngành công nghiệp hoặc lĩnh vực nào. Khi nhắc tới e-Newsletter, điểm mấu chốt đầu tiên là bạn cần phải tập hợp hoặc thu hút được những người quan tâm đăng ký nhận bản tin điện tử mà bạn phát hành ra. Nhưng nếu chỉ dừng lại ở việc làm sao thu hút được nhiều người đăng ký nhận bản tin điện tử thì vẫn chưa đủ. Lúc này bạn cần biết tới chu kỳ biến đổi của 1 người đăng ký nhận bản tin điện tử.

Có bốn giai đoạn quan trọng trong chu kỳ của 1 người đăng ký nhận bản tin điện tử: Người đăng ký nhận tin (subscriber) -> Người đọc tin (reader) -> Khách hàng tiềm năng (prospect) -> Khách mua hàng thực sự (customer).

Hình minh họa chu kỳ của 1 người nhận bản tin điện tử tuần tự theo 4 giai đoạn.

Tuy nhiên, bản tin điện tử chỉ có giá trị nếu người nhận mở email ra và đọc. Vậy làm thế nào để họ tìm đọc tin bạn gửi, và sau đó sử dụng sản phẩm, dịch vụ của bạn? Hay nói cách khác, mục tiêu tối thượng của bạn đối với bản tin điện tử là dẫn dắt người đăng ký nhận bản tin điện tử đi qua đầy đủ 4 giai đoạn kể trên. Sau đây tôi xin mách cho bạn một số mẹo theo ý kiến cá nhân tôi đánh giá là khá hữu ích trong việc chuẩn bị nội dung cho một bản tin điện tử:

1. Phân loại nhóm đối tượng đăng ký nhận tin
Đầu tiên, bạn cần tránh gửi một bản tin đến hòm thư điện tử của tất cả nhóm khách hàng trong danh sách mà bạn có vì không phải ai cũng hứng thú đọc tin quảng cáo về sản phẩm, dịch vụ. Đa phần những thư quảng cáo như vậy hoặc là bị xóa, hoặc là bị chuyển vào mục spam và không phải ai bỏ thời gian quý báu ra để xem bạn viết những gì. Vì thế, tỷ lệ mua hàng thấp và số người hủy bỏ đăng ký nhận thư tăng là hậu quả không thể tránh khỏi nếu hành động này cứ lặp đi lặp lại. Một người đã hủy đăng ký nhận tin tức thì có rất nhiều khả năng họ sẽ không còn nằm trong danh sách khách hàng của bạn. Tốt hơn hết, bạn phải xác định và phân loại nhóm khách hàng mục tiêu theo độ tuổi, địa điểm, giới tính, lịch sử mua bán…Dần dần bạn sẽ thu hẹp phạm vi những người sẽ đọc bản tin bạn gửi và chia sẻ chúng.

Lời khuyên ở đây là hãy chọn một nhóm nhỏ nhưng có tỷ lệ thành công cao và chấp nhận mất một số khác. Điều này đòi hỏi bạn cần dành thời gian nghiên cứu kĩ nhu cầu, mong muốn của khách hàng.

2. Tập trung
Nếu bạn định dùng một bản tin gửi tới mọi đối tượng khách hàng và mong muốn nó đáp ứng đúng nhu cầu của từng người một thì thực sự bạn đã nhầm. Nội dung chung chung không hề tạo sức lôi cuốn cho người đọc vì mỗi nhóm đối tượng có yêu cầu khác nhau và một bản tin của bạn không thể đạt được tất cả những yêu cầu đó.

Do đó, nếu bạn có nhiều đối tượng khách hàng, hãy đầu tư vào từng bản tin gửi tới mỗi nhóm đối tượng. Chắn chắn nó sẽ tốn của bạn không ít công sức, thời gian và tiền của nhưng đổi lại là sự tương tác tốt với khách hàng và hiệu quả chung mang lại sẽ cao hơn.

3. Nội dung chất lượng
Một bản tin hướng tới đúng đối tượng mục tiêu, độc đáo, nhiều thông tin bổ ích sẽ thu hút số lượng lớn người đọc. Tuy nhiên, bạn chỉ nên cung cấp cho họ lượng thông tin vừa đủ để thể hiện sự thành thạo trong lĩnh vực bạn kinh doanh, tạo dựng lòng tin vào thương hiệu. Hãy chọn một điểm dừng hợp lý để kích thích trí tò mò từ người đọc. Từ đó, họ sẽ có cảm giác muốn đọc những bản tin sau của bạn hơn.

Nên nhớ rằng chất lượng nội dung bài viết là một trong những chìa khóa quan trọng nhất trong mỗi quan hệ giữa bạn và khách hàng. Nếu sản phẩm, dịch vụ của bạn không thay đổi thường xuyên thì đừng lặp đi lặp lại quảng cáo về chúng. Thay vào đó, hãy đưa những nội dung liên quan mà bạn cảm thấy khách hàng có hứng thú đọc. Trước khi viết mỗi bài, bạn cần đặt ra câu hỏi: người đọc sẽ nhận được giá trị gì từ bản tin đó. Nếu bạn không tìm được câu trả lời thì đừng mong độc giả của bạn tìm được.

4. Bố cục, màu sắc, hình ảnh bắt mắt
Thời gian đọc email càng ngày càng giảm dần, do đó bạn phải đảm bảo các sự kiện và thông tin bạn muốn truyền tải tới người đọc cô đọng, súc tích, dễ hiểu.

Câu tóm tắt nội dung chính của bản tin nên được viết ở vị trí trên cùng giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt được ý định của bài viết. Trong phần thân bài, bạn nên dùng gạch đầu dòng, đoạn văn ngắn để làm rõ từng ý bạn muốn thể hiện. Nếu có thể, hãy sử dụng hình ảnh và tạo ra các infographic vì hình ảnh rất hấp dẫn và thu hút người đọc, nó giúp cho bản tin của bạn bớt nhàm chán hơn.

5. Tránh tập trung vào mục tiêu bán hàng ngay lập tức
Sau việc tạo ra nội dung chất lượng, đây là vấn đề tiếp theo mà nhiều bản tin thường xuyên gặp phải. Nếu bản tin không khác gì một tờ rơi quảng cáo sản phẩm, độc giả của bạn sẽ sớm bỏ qua các email về sau bạn gửi vì nó chẳng đem lại ích lợi gì ngoài spam hòm thư của họ. Về bản chất, thuật ngữ 'bản tin' ngụ ý cung cấp nội dung cho người đọc. Nó bao gồm tin tức, bài viết, câu chuyện…Tất nhiên bạn có thể thêm vào một vài lời quảng cáo ngắn gọn, nhưng phải đảm bảo nó không phải là trọng tâm chính của bài viết. Tốt nhất là bạn nên chọn lọc phần nội dung, làm người đọc dễ liên tưởng tới sản phẩm, dịch vụ của công ty.

Lưu ý: Tuy nhiên, một ngoại lệ cho quy tắc này là khi có người yêu cầu được nhận quảng cáo qua email. Đối với những email đó, tiêu đề nên được đặt là 'khuyến mãi trong tuần', hay 'giảm giá' hoặc 'tri ân khách hàng' sẽ nhận được phản ứng tốt hơn.

6. Đưa ra lời kêu gọi hành động rõ ràng (Calls to action)
Ở mục 5, tôi có đề cập đến việc tránh để bản tin của bạn lộ rõ mục đích bán hàng. Nhưng bạn vẫn có thể khiến số người đọc bản tin mua hàng mà không gắn ngay nút “mua ngay” vào bản tin. Độc giả theo định nghĩa là những người thường tương tác với thương hiệu của bạn. Hãy hướng dẫn rõ ràng cho họ bước tiếp theo cần phải làm tại thời điểm họ đang có hứng thú với nội dung trong email. Thậm chí bước đó đến nội dung mà họ vừa đọc thì càng tốt. Bạn chỉ cần đảm bảo trang đích (landing pages) thể hiện được những thứ họ muốn xem sau khi nhấn vào (ví dụ như giá bán , mô tả sản phẩm,...).

Tóm lại
Bản tin điện tử là một trong những cách hiệu quả nhất để gắn kết doanh nghiệp và khách hàng. Ban đầu bạn có thể cảm thấy một chút áp lực vì để có được một bản tin thú vị, hấp dẫn người đọc mà mục đích bán hàng không bị thể hiện quá lộ liễu cần đầu tư rất nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, nếu bạn làm tốt thì chắc chắn nó sẽ đem lại kết quả tích cực cho việc kinh doanh của doanh nghiệp.